Antonio Carlos Teixeira Roque
algumas coisas e se perde outras e se você escolhe outra, a mesma coisa e vice versa!
Para que um condomínio contrate uma empresa, vários são os cuidados a serem tomados, porém, não irei descrevê-los aqui porque esse não é o “Foco”.
GANHANDO
- Trocar funcionários registrados no condomínio por funcionários contratados, de início, dá um ganho para o condomínio. Trata-se do ganho financeiro, pois os custos se comparados aos que são pagos aos funcionários próprios, são menores.
- Se as pessoas que vão assumir os postos são de fato pessoas preparadas, especializadas, então os ganhos continuam.
- Se o funcionário falta, a empresa terceirizada providencia o substituto, mais ganhos (nem sempre, as vezes quem tem que assumir o posto é o zelador),
- Por serem funcionários terceirizados, o condomínio não é obrigado a fazer provisão de verbas rescisórias, 13º salário, férias, indenizações...continua ganhando. Entre outros!
PERDENDO
Com em toda escolha há ganhos e perdas...
- Nesta modalidade, há muita rotatividade de funcionários,
- Esta rotatividade, não permite que o funcionário da portaria crie vínculo de “bom relacionamento” com o morador,
- Os contratados que fazem as substituições, não conhecem os moradores,
- Todos contratado, no primeiro momento é considerado como “preparado”, mas isso nem sempre é verdade,
- Por receber baixos salários, muitos são desmotivados.
- Quando se tem funcionários próprios, em regra geral, eles trabalham oito horas por dia, já os terceirizados, doze. Isso causa muito desgaste físico e mental. O resultado? Baixa qualidade nos serviços prestados.
O item Terceirização foi inserido neste artigo, porque muitos condomínios usam esta prática para reduzir custos. Isso até que já foi verdade, mas hoje, não é mais bem assim. Terceirizar pode ser uma opção para quem não quer ter mais funcionários próprios de jeito nenhum, mas se a intenção for reduzir custos, esqueça.
Quando acontece (e acontece muito) de uma empresa não pagar salários, não recolher impostos ou entrar em falência, o condomínio passa a ser devedor solidário.
Trata-se, portanto, de um “Risco” elevado. Você quer arriscar. Há no mercado, empresas tradicionais que têm suporte financeiro suficiente, mas podem acreditar, não é o que acontece com a maioria.
PORTARIAS
Com qual tipo de “Portaria” devo automatizar meu condomínio?
Vamos analisar uma a uma (são apenas duas!)
“Para efeito de elaboração dos esclarecimentos abaixo, vamos utilizar apenas os termos “Portaria Remota e Portaria Autônoma”
Vou iniciar esclarecendo as diferenças “fundamentais” entre uma e outra.
CUSTO DE IMPLANTAÇÃO
“Para não criar polêmica, vamos considerar que os custos de implantação sejam “bem próximos”.
PORTARIA REMOTA
“Na Portaria Remota, você tem “um atendente” a disposição 24 horas por dia, mas para isso, o condomínio paga um valor mensal. Este valor varia muito de empresa para empresa e de condomínio para condomínio. A variação normal, é entre R$ 4.000,00 e R$ 6.500,00”.
A Portaria Remota, atende qualquer condomínio, desde os que tem 4,5.. 10 apartamentos ou casas, até grandes quantidades de unidades habitacionais.
PORTARIA AUTÔNOMA
“Na Portaria Autônoma, você não tem este atendente a disposição, por outro lado, não paga mensalidade”
Neste sistema, considerando o fato de que quem abre a porta é o morador, não há num primeiro momento, como especificar a quantidade de apartamentos que ela pode atender. A resposta para esta equação, está condicionada a vistoria do local. De início, posso garantir que até 100 apartamentos, sem problemas.
Para outras quantidades, passa a ser um questão de análise local e colaboração dos moradores.
Se você me perguntar qual é a melhor Portaria para o seu condomínio, não saberei responder até que eu faça vistoria no local e conheça os procedimentos e posturas de seus clientes internos.
“Meu parecer” – Há empresas de Portaria Remota, que afirmam atender condomínios com até 3.000 unidades. Isso realmente pode ser possível, porém, na minha opinião, não há como você “automatizar totalmente” um condomínio com este escopo em função das grandes movimentações diárias, da quantidade de moradores, de entregas, visitantes, prestadores de serviços...
Em casos como este, a Portaria Remota pode, por exemplo, automatizar o controle de acesso de veículos tanto de moradores quanto de visitantes e prestadores de serviços. Pode também, organizar melhor o recebimento de e-commerce, gerenciar o controle de acesso de moradores, dividir o atendimento a pessoas que chegam ao condomínio, onde parte deste público a portaria local atende, parte a Portaria Remota, entre outras possibilidades.
Manter apenas Portaria Remota para grandes condomínios creio não ser possível e nem é aconselhável. Não estou discutindo os méritos da Portaria Remota, até porque é de senso comum que ela veio para ficar.
Se eu digo que a Portaria Remota cabe em qualquer condomínio, não estou me referindo a “capacitação técnica de gerenciar”, e sim a “custo”. Se o custo compensa, ótimo. Se não compensa...
Vou esclarecer:
- Condomínio com 15 apartamentos,
- Cada unidade paga taxa de condomínio de R$ 800,00,
- Total da arrecadação (se não houver inadimplência) R$ 12.000,00.
Vamos supor que este condomínio não tenha portaria (com esta arrecadação nem é possível), mas tenha um faxineiro ou um funcionário faz tudo de segunda a sexta ou sábado que ganhe um salário de R$ 1.800,00.
Com impostos e benefício, este valor pode chegar a mais ou menos R$ 3.240,00.
Neste exemplo, contratar uma Portaria Remota não reduzirá custos, ao contrário, pois haverá uma mensalidade de aproximadamente R$ 4.000,00.
Portanto, para condomínios com este escopo e ou parecidos, a melhor alternativa é a Portaria Autônoma.
“Para fazer esta afirmação, estou considerando que o condomínio do exemplo, “não esteja disposto a aumentar seu passivo, ou seja, se o condomínio arrecada R$ 12.000,00 e gasta R$ 7.240,00 (portaria remota mais funcionário faz tudo) e acha que a sobra de R$ 4.760,00 é suficiente para pagamentos de outras despesas, então que faça a opção pela Portaria Remota”, mas repito: Para casos como este, no que diz respeito a “efetiva redução de custos” a melhor alternativa; é a Portaria Autônoma.
Não estou me dirigindo a este condomínio e sim àqueles que querem manter elevado nível de Segurança, gastando menos.
Hoje com todos os recursos disponíveis, automatizar serviços de portaria e outros é perfeitamente possível, por isso, a Portaria Autônoma, a exemplo da Remota, também é uma excelente opção.
PORTARIA REMOTA
Vamos agora a um exemplo, que pode apontar que o **melhor** para condomínio seja a Portaria Remota.
**Quando digo “melhor”, não estou querendo dizer que a troca da portaria presencial pela portaria remota, seja a “melhor” opção. Estou analisando que se o condomínio já tiver feito a opção por mudar o tipo de portaria (presencial) pela remota, ele estará ou não fazendo opção por algo que dará efetiva redução de custos.
CONDOMÍNIO EXEMPLO
- Condomínio com 80 apartamentos,
- Cada unidade paga R$ 600,00 de taxa condominial,
- Total arrecadado R$ 48.000,00 (se não houver inadimplência),
*O custo da portaria presencial (terceirizada), é em média R$ 18.000,00.
Se houver implantação da portaria remota, haverá um custo recorrente de R$ 6.000,00 (aproximadamente).
Mesmo instalando portaria remota, será necessário manter ao menos um funcionário (faz tudo) e uma faxineira.
Custo mensal do faz tudo (terceirizado) ....R$ 3.500,00
Custo mensal da faxineira (terceirizada) ...R$ 3.000,00
Temos então:
Custo mensal da portaria remota..............R$ 6.000,00
Custo mensal do faz tudo..........................R$ 3.500,00
Custo mensal da faxineira.........................R$ 3.000,00
Total do custo mensal com portaria.........R$ 12.500,00
Se o condomínio paga mensalmente R$ 18.000,00 e passará a pagar R$ 12.500,00, haverá uma redução de custos de R$ 5.500,00. Portanto, “no que diz respeito a custos”, a portaria remota É APROVADA porque reduz custos.
VAMOS VER AGORA, O MESMO EXEMPLO SÓ QUE COM A PORTARIA AUTÔNOMA
- Condomínio com 80 apartamentos
- Cada unidade paga R$ 600,00 de taxa condominial
- Total arrecadado R$ 48.000,00 (se não houver inadimplência)
*O custo da portaria presencial (terceirizada), é em média R$ 18.000,00.
Se houver implantação da portaria autônoma, “não haverá custo mensal” e neste caso, é necessário lembrar que “quem libera visitantes é o morador”.
Para liberar visitantes e prestadores de serviços, o morador não precisa estar no condomínio.
O mercado disponibiliza sistemas que permitem ao morador, estando em qualquer lugar do Brasil ou do Exterior, abrir portas e portões pelo celular (com imagens ou não).
Sistemas que são gerenciados por Plataforma Web onde se necessário, gestores podem saber não só qual foi o apartamento que realizou a abertura, como também qual foi “o celular” que o fez e quando o fez.
A exemplo do que ocorre com a portaria remota, se o condomínio instalar a portaria autônoma, será necessário manter ao menos um funcionário (faz tudo ) e uma faxineira.
Custo mensal do faz tudo (terceirizado) ....R$ 3.500,00
Custo mensal da faxineira (terceirizada ....R$ 3.000,00
Temos então:
Custo mensal do faz tudo...........................R$ 3.500,00
Custo mensal da faxineira.........................R$ 3.000,00
Custo de manutenção dos equipamentos..R$ 1.000,00
Total com custos de portaria.....................R$ 7.500,00
Se o condomínio paga mensalmente R$ 18.000,00 e passará a pagar R$ 7.500,00, haverá uma redução de custos de R$ 10.500,00. Portanto, “no que diz respeito a custos”, a portaria inteligente, também é APROVADA
Temos então que:
- A Portaria Remota neste exemplo oferece uma redução e custos de R$ 5.500,00
- A Portaria Autônoma, R$ 10.500,00
Se neste exemplo o que busca é reduzir custos, a portaria autônoma sai na frente. O que precisa ser analisado; é se ela preenche os requisitos necessários.
PORTARIA HIBRIDA
Este tipo de portaria, se configura com a combinação da Portaria Remota e a Portaria Autônoma. Exemplo: Durante o dia, o condomínio pode usar a Portaria Remota e à noite, a Portaria Autônoma.
Neste caso, o custo da Portaria Remota tende a ser menor.
Sabendo que ambas as portaria são perfeitamente utilizáveis, caberá agora aos decisores optarem por uma ou por outra.
Ainda há uma dica de “Ouro”
- Sabendo o que você já sabe a respeito das duas (três) portarias, mais outras informações que certamente você irá buscar, para que você possa escolher entre uma e outra, faça uma pergunta chave.
“Verifique o que a portaria remota oferece e que a autônoma não. Já viu? Então decida se estes serviços são de fato “indispensáveis” ou não para o seu condomínio.
Esta dica é importante, porque em muitos casos, não ter determinado tipo de serviço, não é um problema pois o condomínio não os utiliza. Além disso, veja se os serviços oferecidos pela Portaria Autônoma atendem perfeitamente suas necessidades. Se sim, então...Se não então....
Importante final
- Se você optar por PORTARIA REMOTA, verifique na proposta, quais são os serviços que você tem direito. Há empresas de qualidade excelente, que oferecem uma diversidade enorme de serviços. Óbvio que quanto mais você tem, mais você paga, por isso, veja quais são suas reais necessidades e solicite proposta de acordo com o que você precisa, caso contrário, há a possibilidade de você pagar mensalmente, por serviços que não utiliza.
Última observação.
Esta observação é um pouco contundente, sob o ponto de vista de quem trabalha com a Portaria Remota. Repito, a intenção é apenas apontar “fatos” e não excluir isso ou aquilo. A mesma opinião será externada, se eu for consultado por um síndico ou síndica que administre condomínio com o perfil abaixo.
- Se você administra um condomínio com por exemplo, 30 apartamentos e tem um funcionário faz tudo à disposição, durante o dia este funcionário, pelo celular, poderá atender qualquer pessoa que chegue no condomínio e pelo fato de ser pelo celular, ele(a) poderá estar ou não o condomínio e se for o caso, abrir até dois portões.
Óbvio que se a pessoa que está junto ao portão estiver fazendo uma entrega, o funcionário precisará estar no local, mas esta é uma possibilidade que pode acontecer em ambas as portarias. Nota: Os moradores sabendo que no local “não há portaria 24 horas, ao fazerem compra, terão ciência de que precisará haver alguém na residência ou ele(a) deverá indicar o aparamento/casa de algum amigo. Outra possibilidade é solicitar que a entrega seja feita em outro local para ser retirada posteriormente
Se o assunto for correspondência comum, esta poderá ser depositada em caixa apropriada onde será possível depositar também jornais e revistas.
Se o assunto for Sedex, quem deve receber, é o morador. Não estar no local para receber; é algo que pode acontecer tanto em uma quanto em outra portaria. À noite, quem faz os atendimentos é morador. Atendimento de que? Visita de Amigos e Parentes e entregas de pizzas e lanches.
Nota: Citei a ausência do funcionário para elucidação e possíveis dúvidas. Contudo, é de conhecimento que funcionários não se ausentam com frequência.
O que quer de fato mostrar é que:
- Se durante o dia, há um funcionário faz tudo que fará os atendimentos eventuais,
- Se o morador poderá ser acionando pelo celular (tanto por visitantes quanto pelo funcionário)
- Se vários moradores estão em casa (ou porque são aposentados ou porque trabalham em Home Office,
- Se durante à noite, os moradores podem atender qualquer pessoa na portaria,
Qual o motivo de ser Portaria Remota?
Estou perguntando, porque a Portaria Remota, neste processo, faz a mesma coisa que o morador faz, ou seja, atender quem chega e se for o caso, abrir o portão não é verdade?
Para outros escopos de condomínio, a Portaria Remota cabe melhor e para cada caso, é necessário fazer estudo. Lembrando!
“Cada escolha, uma renúncia”
Salve minha Mãe Maria! Forjada na Batalha do dia a dia>
Antonio Roque
Consultor de Segurança
https://bit.ly/AntonioRoqueConsultordeSegurança
