
Se você parou pra se fazer esta pergunta já temos um bom motivo pra lhe propor uma reflexão, mas antes vamos, resumidamente, lhe explicar, sob a ótica da cultura e legislação brasileira, as funções de cada um.
O único destes elementos, de fato obrigatório em nossa legislação, é o síndico. As três funções podem ser exercidas por terceiros em relação ao condomínio, ou seja, desde que a convenção do condomínio não exija um condição específica, qualquer pessoa, física ou jurídica, pode exercer qualquer uma das funções.
O síndico tem como papel principal, em função da legislação, representar o condomínio do ponto de vista legal. Além disto lhe cabe cumprir a direção das atividades do condomínio dentro do que estiver estabelecido na convenção condominial, na legislação e nas assembléias, sendo nesta última também obrigatório que ele anualmente preste contas de suas atividades e das finanças.
A administradora pode auxiliar ou suprir funções administrativas, principalmente nas rotinas financeiras (arrecadação de verbas, pagamento de contas, prestação de contas e na elaboração de proposta orçamentária de arrecadação do condomínio); na gestão de pessoal (cálculo de folha de pagamento, recrutamento e seleção de funcionários, gestão de benefícios, etc); no suporte e atendimento ao condômino (elaboração de circulares, avisos, editais e informações de cunho geral), além do que, quando se tratar de empresas realmente especializadas podem contribuir muito com a expertise de gestão, atualizando e gerando informações e conteúdo não apenas para o síndico, mas para todo o corpo diretivo e demais condôminos, nos mais diversos ramos do conhecimento, notadamente nos aspectos técnicos e legais.
Já o zelador, via de regra, tem funções intimamente ligadas as rotinas operacionais do empreendimento. Dependendo da região do Brasil ele pode ser comparado a uma espécie de "caseiro" da casa de praia ou do sitio. Esta relação é típica das regiões de veraneio (cuja principal função é cuidar das instalações e recepcionar os proprietários quando dos períodos de estadia). Nos centros urbanos esta figura oscila de manutencista a gerente, dependendo do porte e da estrutura do condomínio. Em condomínios menores ele normalmente é mais dirigido para a manutenção e nos maiores as funções de gestão. Em grande parte dos casos, o zelador atua frente a equipe de funcionários, coordenando e fiscalizando as atividades. Ainda pode desempenhar funções administrativas relativas a gestão de colaboradores, como por exemplo, controle e apuração de ponto ou de atendimento a condôminos em relação as suas necessidades relacionadas a estrutura e funcionamento do condomínio.
Poderíamos apresentar uma infinidade de funções específicas de cada uma destas três figuras, mas note, que de uma forma ou de outra, os três, necessariamente estão ou pelo menos deveriam estar muito integrados. Pois bem, com o advento do síndico "profissional" e da terceirização cada vez mais comum do trabalho do condomínio, algumas dúvidas começam a surgir e questionamentos começam a ser realizados sobre o limite de atuação e responsabilidade de cada um destes elementos e é neste ponto que gostaríamos de propor uma reflexão... por que as três pessoas e não apenas um gestor exercendo as atividades de maneira integrada, unificadas e de forma mais eficiente e efetiva?
É fato que a divisão de responsabilidades que acabamos de lhes apresentar, por incrível que pareça, ainda é pouco conhecida. O universo do condomínio é relativizado em importância pela esmagadora maioria que neles vivem. As pessoas costumam dizer que assembleia é muito chata e se vêem superiores pelo fato de não participarem. Normalmente dizem que isso não é pra elas. Uma pena, quando agem assim deixam de cuidar de um aspecto muito importante de suas próprias vidas, pois deixam de acompanhar e zelar pelo lugar onde vivem. Mas deixando as churumelas de lado, vamos a nossa reflexão... Onde está escrito que não pode ser uma única pessoa a exercer os três papéis? Qual o problema nesta junção? Quais os riscos? Por uma questão cultural, temos uma forte tendência a duvidar da idoneidade e julgar que interesses pessoais possam sobrepor uma conduta correta e profissional na condução. Temos ainda o receio de deixar o "poder" centralizado, sob uma infundada preocupação de que o interesse desta única pessoa empoderada, sobreponha o interesse coletivo. Talvez uma imagem de um terrível ditador permeie nosso imaginário, fazendo surgir uma repulsa a esta condição. Pois bem, vamos a disrupção... rsrsrs ...
Todo este imaginário negativo não teria porquê existir, se cada uma das pessoas envolvidas em seus condomínios participasse de forma mínima da vida de seus empreendimentos, ajudando a zelar por seu patrimônio e cuidando para que as coisas ocorressem de maneira simples e funcional. Sim, é possível que apenas uma pessoa assuma as funções e estabeleça um vínculo de ações e responsabilidades que traga ao condomínio uma solução eficiente e muito mais inteligente de gestão. Aos que tem medo por acharem que esta figura única pode desviar recursos ou cometer falhas de maneira desavisada, caso não se achem habilitados tecnicamente a fiscalizar as ações, sugiro que contratem uma auditoria permanente, simplificando a vida do conselho fiscal do condomínio.
Cabe ainda explicar que em nossa cultura ainda temos uma tendência forte a uma necessidade de nos sentirmos donos da coisa e por que não dizer, donos das pessoas. Isto nos faz exigir compromissos com a presença e horários a disposição. Não é incomum proprietários de condomínio, quando da contratação de síndicos profissionais, exigirem constar os dias e horários em que tais profissionais se farão presentes. Pergunto... O síndico somente será síndico naqueles dias e horários? Se um incidente ocorrer no condomínio numa madrugada, estará o síndico isento de suas responsabilidades por que tal fato ocorreu fora de sua competência? Óbvio que não. O síndico é um mandatário e integralmente responderá enquanto vigente seu mandato. De certa forma a mesma condição se aplica as demais funções, que apesar de não serem legalmente exigidas, são complementares ao trabalho e representação do síndico. Então, se este resolver assumir as demais funções, gerando maior integração e eficiência ao processo não existe nada que o impeça.
É fato que muitos profissionais, na verdade pouco conhecem ou dominam sobre as funções da administradora e do zelador, então por óbvio esta não é uma empreitada para qualquer pessoa. Será necessário dispor de estrutura e capacidade técnica para executar com competência o acumulado de funções.
Então, pra finalizar, espero que você tenha entendido que as três funções são extremamente importantes e necessárias. Devem ser exercidas por pessoas capazes e habilitadas tecnicamente e num futuro não muito distante, provavelmente por uma só pessoa.