DANIEL MORAES
Sistema não atende mais as expectativas do condomínio! E agora?
Há alguns anos não faria sentido algum ler esse tipo de título e, ainda por cima, fazer qualquer tipo de vínculo com condomínios. Mas a evolução tecnológica alterou diversos processos, digitalizou e agilizou muitas operações. E nos condomínios, apesar de tarde, não seria diferente.
Hoje, na prestação de contas de um condomínio, além de despesas administrativas, com pessoal, manutenção, concessionárias, se faz necessário ter uma conta aberta chamada Informática. Sim, e se essa opção não estiver evidente no seu plano de contas, chame a administradora. É imprescindível que a previsão orçamentária tenha em seus estudos o item informática. Vamos estudar um pouco mais o motivo dessa necessidade.
Com foco em transformar o condomínio em digital, a grande maioria dos empreendimentos já sabe da importância de um sistema que automatize e digitalize o condomínio, inclusive a gestão, pois na correria do dia a dia e das agendas cada vez mais apertadas, com síndicos profissionais cada vez mais sendo demandados, apenas com a tecnologia seremos capazes de gerir dados com assertividade, automatizar processos, padronizar a rotina e tornar o ambiente mais produtivo, os condomínios mais inteligentes e os profissionais mais engajados. Ou seja, em meio a tantas responsabilidades, um sistema de gestão e automação ajuda as pessoas (gestores, operadores, moradores) a terem uma visão muito mais clara da situação geral do condomínio.
Hoje, com a premissa de que os condomínios compreendem que ser digital é uma necessidade, temos agora um outro grande debate: como as bombas, os elevadores, os motores de portão, os processos digitais e softwares do condomínio também necessitam de atualizações constantes e de aprimoramento para não se tornarem obsoletos.
Eu já escrevi em outro artigo que não precisa trocar de sistema, se o atual te atende, inclusive sugeri um acompanhamento de mercado para ver o que os concorrentes estão fazendo. Mas hoje, a abordagem é contrária, isto é, e se o sistema não estiver atendendo às expectativas? Essa é a hora de avaliar e trocar!
Sistemas de gestão que não acompanham a evolução do mercado atrasam a vida digital do condomínio e com o passar do tempo, esses softwares obsoletos necessitam ser trocados para evitar prejuízos aos condomínios e administradoras.
Separei aqui alguns sinais para você identificar se seus sistemas precisam ser trocados.
1. O sistema usado está ultrapassado e não te entrega atualizações de novas funcionalidades
Se o sistema está apresentando falhas, lentidão e seus usuários só reclamam da falta de facilidades, significa que o software está desatualizado e isso acarreta atrasos e perda em agilidade, mobilidade e praticidade no funcionamento do condomínio. Por isso, tenha um sistema que inove, seja rápido, entregue segurança de dados e permita que seus processos sejam melhores no dia a dia.
2. Falta de suporte técnico de qualidade
É importante que a empresa tenha um atendimento profissional e contínuo, que saiba ajudar o condomínio ou a administradora a entender o que é um problema grave, urgente ou o que é uma tendência de problema que pode vir a surgir. E que, para cada um dos itens descritos, possa dar a importância adequada.
Imagine que existe um problema sério, uma falha de perda de dados, ou uma informação primordial que a portaria não consegue enxergar, nenhuma empresa de software pode se dar ao luxo de ignorar atendimentos, de não responder a e-mails e chamados.
3. Não acompanha as necessidades do condomínio
É preciso que o software esteja sincronizado com a realidade do condomínio, acompanhando a evolução dos moradores, dos visitantes, dos colaboradores e do mercado. Se o sistema não consegue implementar novos processos e melhorias, não dando conta das funcionalidades e inovações, ele está limitado e já não atende às necessidades específicas que um condomínio precisa.
4. Falhas de segurança
Incapacidade de controles, falta de entendimento do que o condomínio necessita como básico geram insegurança e comprometem a integridade dos dados. O sistema deve ser confiável, pois é ele que armazena todas as informações de todas as pessoas que se utilizam do condomínio e que, na maioria dos casos, entregam suas informações pessoais e confidenciais.
5. Sistema não responde por vários dias
Mesmo optando por um sistema em nuvem, se a empresa contratada não tem estrutura para manter o dados em servidores que são sérios, redundantes e que garantem que os serviços não irão parar, você terá graves problemas em utilizar relatórios na gestão, em usar sistemas na portaria e extrair relatórios.
Se os itens acima fazem parte do dia a dia do seu condomínio e da sua administradora, prepare-se para tomar a decisão de mudar e ser mais feliz.
No momento da troca de sistema, tenha em mente que muitas pessoas serão impactadas. Coloque na balança o impacto atual de ter um sistema que não te ajuda a tomar decisões assertivas contra um sistema que poderá propor melhores informações, mais resultados e usuários mais satisfeitos.
Esse tipo de mudança exige conhecimento, planejamento e estratégia. Minha dica é decidir pela troca, avaliar concorrentes, conversar com outros clientes da futura empresa de software, tomar o máximo de cuidado com o legado de controle de acesso que, possivelmente, você já tenha implantado, se as tecnologias do condomínio são atendidas pelo novo software, se a segurança não será comprometida com a troca e, principalmente, se a qualidade será melhor.
E aproveite a troca para “higienizar” todos os dados dos moradores. Nenhuma troca de sistema permitirá migração de informações, até porque, se o sistema anterior não funciona, não vale a pena levar para o novo dados possivelmente “incorretos e desatualizados”.
Um bom sistema para o condomínio faz parte de uma gestão ativa e efetiva. Invista em um sistema que te auxilie, te entregue tranquilidade e segurança e que não te traga dores de cabeça.
Revisão ortográfica: Andreia Fontenele
